Digitalizzazione e automazione dell’onboarding mutui nel canale mediatore

Nel processo di richiesta mutuo attraverso il canale dei mediatori creditizi, la fase di onboarding rappresenta uno dei momenti più delicati dell’intero workflow operativo.

La raccolta della documentazione necessaria per l’avvio della pratica coinvolge infatti diversi soggetti – richiedente, mediatore e banca – che devono scambiarsi informazioni, documenti e aggiornamenti in tempi

rapidi e con elevati requisiti di accuratezza. Prima dell’introduzione della soluzione, il nostro cliente, uno dei principali operatori del settore bancario italiano, gestiva questa fase attraverso canali eterogenei e non integrati tra loro. Documenti e comunicazioni transitavano tramite e-mail, PEC, WhatsApp e altri strumenti non strutturati, senza un sistema centralizzato in grado di garantire controllo e tracciabilità delle informazioni.

Questa modalità operativa generava diverse criticità. I documenti ricevuti risultavano frequentemente incompleti, non aggiornati o non coerenti con le checklist richieste dalla banca. La verifica della completezza documentale avveniva manualmente e richiedeva continui scambi tra banca e mediatore per richiedere integrazioni o correggere errori.

Allo stesso tempo, gli operatori della banca disponevano di una visibilità limitata sul volume delle pratiche in lavorazione, sul loro stato di avanzamento e sui soggetti coinvolti nella gestione operativa.

La conseguenza era un processo caratterizzato da elevati livelli di rework, lunghi tempi di gestione e una forte dipendenza da attività manuali di controllo e inserimento dati.

Per rispondere a queste esigenze è stata sviluppata per il cliente, una piattaforma omnicanale dedicata alla gestione dell’onboarding mutui provenienti dal canale dei mediatori creditizi.

L’obiettivo non era soltanto digitalizzare la raccolta documentale, ma creare un unico ambiente operativo capace di centralizzare documenti, comunicazioni, workflow e stato delle pratiche.

La soluzione è stata progettata secondo un approccio document-driven, in cui il documento diventa l’elemento centrale che guida il processo operativo e attiva automaticamente controlli, verifiche e aggiornamenti di stato.

Attraverso funzionalità di lettura documentale automatica e data extraction, la piattaforma identifica i documenti caricati, verifica la loro coerenza rispetto alle checklist richieste dalla banca e utilizza le informazioni raccolte per alimentare automaticamente le anagrafiche e le sezioni informative della pratica.

Questo approccio consente di eliminare gran parte delle attività di data entry manuale, riducendo il rischio di errore e migliorando la qualità complessiva del dato.

La piattaforma integra inoltre strumenti di comunicazione, workflow management e reportistica avanzata, offrendo a mediatori e banca un unico punto di accesso per la gestione dell’intero processo di onboarding.